Integracje z ERP
Magazyn i ERP pracują na tych samych dokumentach
SmartDepot przejmuje z ERP kartoteki, zamówienia i awizacje, a po realizacji przekazuje faktyczne ilości wraz z partiami, numerami seryjnymi i jednostkami logistycznymi. Dokument może powstać po każdej stronie, a model współpracy dobieramy do sposobu pracy firmy.
Dwa kierunki wymiany
Z ERP do SmartDepot
Kartoteki towarów i kontrahentów, magazyny, zamówienia oraz awizacje dostaw i wydań.
Ze SmartDepot do ERP
Dokumenty przyjęć, wydań i przesunięć z faktycznymi ilościami, partiami, numerami seryjnymi i kodami SSCC.
W obrębie jednego systemu
Kroki realizacji, które nie wymagają wymiany danych.
Przyjęcia
Przyjęcie może rozpocząć się od zamówienia do dostawcy, od dokumentu przyjęcia w ERP albo od awizacji w SmartDepot. W każdym wariancie stan rośnie dopiero po fizycznym przyjęciu towaru.
Od zamówienia do dostawcy
Zamówienie do dostawcy (ZD)
Awizacja dostawy
Przyjęcie skanerem i rozmieszczenie na lokalizacjach
PZ z faktycznymi ilościami, także częściowe
ZD zrealizowane albo otwarte na pozostałą ilość
Przy dostawie częściowej każda dostawa tworzy osobny dokument PZ, a zamówienie pozostaje otwarte na pozostałą ilość.
Od dokumentu przyjęcia w ERP
PZ wystawione z wyprzedzeniem, np. na podstawie faktury zakupu
Awizacja dostawy
Przyjęcie skanerem i rozmieszczenie na lokalizacjach
PZ zatwierdzone z faktycznymi ilościami, stan zwiększony
Dokument PZ wystawiony z wyprzedzeniem nie zmienia stanu do czasu przyjęcia towaru.
Od awizacji w SmartDepot
Awizacja dostawy założona w magazynie
PZ bez zmiany stanu
Przyjęcie skanerem i rozmieszczenie na lokalizacjach
PZ uzupełnione o faktyczne ilości, stan zwiększony
Dokument w ERP powstaje od razu, dzięki czemu dział zakupów widzi oczekiwaną dostawę, a stan zmienia się dopiero po przyjęciu.
Przyjęcie bez dokumentu
Dostawa bez zamówienia i awizacji
Przyjęcie skanerem i rozmieszczenie na lokalizacjach
PZ z przyjętymi pozycjami
Dostawa przyjęta bez zamówienia i awizacji trafia do ERP jako kompletny dokument przyjęcia.
Dostawa niezgodna z zamówieniem
Zamówienie do dostawcy (ZD)
Awizacja dostawy
Przyjęcie z niedoborem, nadwyżką lub towarem spoza zamówienia
PZ na faktyczne ilości z oznaczonymi rozbieżnościami
ZD otwarte na brakującą ilość albo zamknięte
Niedobór pozostawia zamówienie otwarte albo je zamyka, zgodnie z ustawieniami. Nadwyżka i towar spoza zamówienia są ewidencjonowane jako osobne pozycje do decyzji działu zakupów.
Zwrot od klienta
Zwrot zarejestrowany w ERP
Awizacja zwrotu
Przyjęcie i ocena zwróconego towaru
Dokument zwrotu z faktycznymi ilościami
Zwrócony towar może trafić na wydzieloną lokalizację do oceny jakości. Zwrot przyjęty bez wcześniejszego zgłoszenia trafia do ERP jako nowy dokument zwrotu.
Wydania
Wydanie może rozpocząć się od zamówienia klienta, od dokumentu WZ lub sprzedaży w ERP, od awizacji w SmartDepot albo bez dokumentu. Stan w ERP zmniejsza się dopiero po faktycznym wydaniu, o rzeczywiście wydane ilości.
Od zamówienia klienta
Zamówienie od klienta (ZK)
Awizacja wydania
Kompletacja po trasie, z uwzględnieniem FIFO i FEFO
Pakowanie i etykiety SSCC
WZ z faktycznymi ilościami, także częściowe
Przy realizacji częściowej WZ obejmuje wydaną część, a zamówienie pozostaje otwarte na resztę.
Od dokumentu WZ lub sprzedaży w ERP
WZ, faktura lub paragon
Awizacja wydania
Kompletacja i wydanie ze skanowaniem
WZ zatwierdzone z faktycznymi ilościami, stan zmniejszony
Faktura lub paragon ze skutkiem magazynowym trafia do magazynu jako awizacja wydania, a stan w ERP zmniejsza się dopiero po wydaniu.
Od awizacji w SmartDepot
Awizacja wydania założona w magazynie
WZ bez zdjęcia stanu
Kompletacja i wydanie ze skanowaniem
WZ uzupełnione o faktyczne ilości, stan zmniejszony
Dokument w ERP powstaje od razu, dzięki czemu dział sprzedaży widzi zaplanowane wydanie, a stan zmniejsza się dopiero po realizacji.
Wydanie bez dokumentu
Wydanie bez zamówienia i awizacji, ze skanowaniem towaru
WZ z wydanymi pozycjami
Wydanie zarejestrowane bezpośrednio w magazynie trafia do ERP jako kompletny dokument WZ.
Zmiany dokumentu w trakcie realizacji
Dokument w ERP może się zmienić, gdy magazyn już go realizuje. SmartDepot rozpoznaje stan realizacji i dostosowuje plan tak, aby ilości w obu systemach pozostały zgodne. Zasady dotyczą przyjęć, wydań i przesunięć.
Zmiana przed rozpoczęciem realizacji
Zmiana ilości, pozycji lub terminu
Plan zaktualizowany przed rozpoczęciem pracy
Magazyn zawsze pracuje na aktualnej wersji dokumentu.
Większa ilość lub nowa pozycja
Zwiększona ilość lub dodana pozycja
Dopisanie do planu
Realizacja pozostałej ilości
Dokument z faktycznymi ilościami
Zrealizowana część pozostaje bez zmian.
Zmniejszenie poniżej zrealizowanej ilości
Ilość mniejsza niż już zrealizowana
Przepełnienie oznaczone na pozycji
Zadanie odłożenia nadwyżki na lokalizację
Dokument zgodny z nową ilością
Nadwyżka nie znika ze stanu bez śladu: magazynier odkłada ją na wskazaną lokalizację, a operacja pozostaje w historii.
Usunięcie pozycji lub anulowanie dokumentu
Pozycja usunięta lub dokument anulowany
Zamknięcie z dotychczasową realizacją
Zwrot pobranego towaru na lokalizacje
Dokument z faktycznie zrealizowanymi ilościami
Dokument nierozpoczęty jest usuwany w całości, a rozpoczęty zamyka się z zachowaniem historii ruchów.
Zamknięcie z brakami w SmartDepot
Zakończenie realizacji z brakami
Status dokumentu i faktyczne ilości
Braki do ponownej realizacji lub zamówienia
ERP otrzymuje informację o brakach i może skierować je do ponownej realizacji lub zamówienia.
Przesunięcia między magazynami (MM)
Przesunięcie obejmuje wydanie w magazynie źródłowym, transport i przyjęcie w magazynie docelowym. ERP wykazuje towar w drodze do momentu przyjęcia.
Od dokumentu MM w ERP
MM wystawione w ERP
Plan przesunięcia
Wydanie z magazynu źródłowego, towar w drodze
Przyjęcie w magazynie docelowym
MM potwierdzone z faktycznymi ilościami
Stan magazynu docelowego rośnie dopiero po przyjęciu, a do tego czasu towar jest wykazywany w drodze.
Od przesunięcia w SmartDepot
Przesunięcie zlecone w magazynie
MM z towarem w drodze
Przyjęcie w magazynie docelowym
MM zamknięte z faktycznymi ilościami
Przesunięcie zlecone w magazynie trafia do ERP z podziałem na wydanie i przyjęcie.
Zmiana lokalizacji w obrębie magazynu
Przeniesienie towaru na inną lokalizację
Nowa lokalizacja zapisana w historii towaru
Przesunięcia między lokalizacjami nie zmieniają stanu magazynu, dlatego nie wymagają dokumentu w ERP.
Produkcja
Zlecenie produkcyjne realizowane w SmartDepot rozlicza w ERP zużyte surowce i przyjęte wyroby. Wyroby otrzymują partię i datę produkcji, a ich pochodzenie można odtworzyć do partii surowców.
Od zlecenia produkcyjnego w ERP
Zlecenie produkcyjne w ERP
Pobranie surowców ze stanu
Przyjęcie wyrobów z partią i etykietami
RW surowców i PW wyrobów
Zużycie surowców jest rozliczane według faktycznie pobranych ilości.
Od zlecenia produkcyjnego w SmartDepot
Zlecenie produkcyjne w SmartDepot
Pobranie surowców i przyjęcie wyrobów
RW surowców i PW wyrobów
Zlecenie można również utworzyć importem z arkusza.
Kartoteki
Kartoteki prowadzi ERP, a SmartDepot przejmuje każdą ich zmianę: towary z symbolem, nazwą, kodem EAN, jednostką miary i grupą, kontrahentów z NIP-em i adresem, magazyny oraz grupy towarowe.
Nowy lub zmieniony rekord
Nowy lub zmieniony towar, kontrahent, magazyn albo grupa
Kartoteka zaktualizowana w SmartDepot
Rekordy synchronizowane z ERP edytuje się w ERP, dzięki czemu oba systemy mają te same dane.
Blokada lub usunięcie rekordu
Rekord zablokowany lub usunięty w ERP
Rekord wyłączony, historia zachowana
Rekord, do którego istnieją dokumenty, jest wyłączany zamiast usuwany, dzięki czemu historia magazynu pozostaje kompletna.
Dane z magazynu w ERP
Oprócz ilości ERP otrzymuje dane zebrane podczas realizacji.
Partie i daty
Partia, data produkcji i termin przydatności na pozycjach przyjęć i wydań.
Numery seryjne
Numery seryjne przyjętych i wydanych egzemplarzy.
Jednostki logistyczne
Kody SSCC oraz liczba palet i opakowań.
Wysyłka
Numer przesyłki i lista pakowa.
Zgodność stanów
Porównanie stanów w ERP i SmartDepot z listą rozbieżności.
Kto odpowiada za dane
Każda informacja ma jedno źródło, dlatego systemy nie nadpisują sobie nawzajem zmian.
ERP odpowiada za
Kartoteki towarów i kontrahentów
Zamówienia i dokumenty handlowe
Ceny, rozrachunki i księgowanie
SmartDepot odpowiada za
Lokalizacje i rozmieszczenie towaru
Realizację: faktyczne ilości, partie i numery seryjne
Jednostki logistyczne, etykiety i historię ruchów
Jak działa połączenie
Agent w sieci firmy
Program instalowany przy systemie ERP łączy się ze SmartDepot połączeniem wychodzącym. Nie wymaga otwierania portów ani publicznego adresu.
Zmiany niemal w czasie rzeczywistym
Agent sprawdza zmiany w krótkich cyklach i przesyła wyłącznie to, co zmieniło się od poprzedniego przebiegu.
Bez utraty danych
Przy braku łączności dane oczekują na wysłanie i są przesyłane automatycznie po przywróceniu połączenia.
Dostęp kluczem API
Agent uwierzytelnia się dedykowanym kluczem, który można w każdej chwili wymienić.
Otwarte API
Systemy bez agenta łączą się przez API, korzystając z tych samych dokumentów i zasad.
Systemy, z którymi łączymy SmartDepot
Schematy na tej stronie są wspólne dla wszystkich systemów. Zakres integracji i model współpracy ustalamy podczas wdrożenia.